Il valore legale
La Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard con in più alcune caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione che rendono i messaggi opponibili a terzi.
Queste caratteristiche sono state definite nel Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68, e nei collegati documenti tecnici:
- Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata
- Circolare CNIPA del 24 novembre 2005 n.49
I due documenti definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare. Queste regole servono a garantire la validità del servizio complessivo e l'interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata.
Il Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 82/2005 modificato ed integrato dal Decreto Legislativo 235/2010), ribadisce ulteriormente il valore legale della Posta Elettronica Certificata come strumento di trasmissione telematica (ulteriori approfondimenti sull'evoluzione, la normativa e le regole della PEC sono disponibili nel sito DigitPA).
Il Decreto Legislativo 185/2008 convertito con Legge 2/2009 imprime un'accelerazione senza precedenti allo sviluppo delle trasmissioni telematiche attraverso l'utilizzo della Posta Elettronica Certificata
L'articolo 16 del Decreto sancisce che :
- le nuove società sono tenute a dichiarare l'indirizzo PEC all'iscrizione nel registro delle imprese
- i professionisti dovranno dichiarare, entro un anno, l'indirizzo PEC ai rispettivi ordini
- le società già esistenti dovranno dichiarare entro tre anni l'indirizzo PEC al registro delle imprese
- tutte le pubbliche amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC
InfoCert è un gestore accreditato di PEC iscritto nell'Elenco Pubblico dei Gestori accreditati e il suo servizio di Posta Elettronica Certificata è Legalmail.
Se una PA o un soggetto privato ha l'esigenza di diventare in proprio gestore di posta elettronica certificata, InfoCert mette a disposizione prodotti, servizi e consulenza specifica.
La crescita della PEC
Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni.
In questo contesto rivestono particolare importanza le caselle istituzionali delle P.A., previste dalla normativa sul protocollo, e l'Indice Generale delle Pubbliche Amministrazioni italiane: un sito che consente di individuare le P.A. italiane utilizzando diversi criteri di ricerca e, per ciascuna P.A. fornisce informazioni tra cui la casella istituzionale (ove presente). L'indice della P.A. rappresenta il principale indirizzario di posta certificata presente in rete.
L'utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti altri settori in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e si può usare anche per l'inoltro di comunicazioni che attestino l'invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio le fatture):
- Invio di ordini, contratti, fatture
- Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
- Inoltro di circolari e direttive
- Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a "rete" (franchising, agenti, eccetera)
- Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.